Grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer

Als werkgever is het van belang dat je ongewenst gedrag op de werkvloer voorkomt en bestrijdt. Een medewerker heeft recht op een werkomgeving waarin men zich veilig voelt. Als een medewerker zich niet veilig voelt, moet er een plek en persoon zijn waar de medewerker met die gevoelens terecht kan. Uitgangspunt is dat de organisatie ongewenst gedrag niet tolereert.  

Als werkgever ben je verplicht om te zorgen voor een veilige werkomgeving voor je medewerkers. Daarom moet iedere werkgever een beleid hebben voor psychosociale arbeidsbelasting (PSA-beleid). In een PSA-beleid leg je vast hoe je ongewenste situaties aanpakt. Hier staan ook tips en uitleg over het opstellen van een goed PSA-beleid, gericht op het minimaliseren van grensoverschrijdend gedrag en het goed omgaan met grensoverschrijdend gedrag. Verder lees hier over wat grensoverschrijdend gedrag is en wat de gevolgen kunnen zijn. 

Wat is grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer? 

Voor het opstellen van een breed gedragen PSA-beleid is het handig om te weten wat grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer is. Wat grensoverschrijdend gedrag op het werk is, dat bepaalt een medewerker zelf. Het gaat bij grensoverschrijdend gedrag over gedrag of het nalaten van gedrag dat een medewerker als ongewenst ervaart. Wat de ene persoon oké vindt, kan voor een ander te ver gaan. Soms ziet iemand niet dat het gedrag voor een ander grensoverschrijdend is. Gaat het over grensoverschrijdend gedrag? Dan kan het bijvoorbeeld over de volgende vormen gaan: 

• Pesten 
• Seksuele intimidatie 
• Agressie  
• Discriminatie 

Pesten 

Bij pesten gaat om het onder andere: schelden, vernederingen, bedreigingen, kleineringen gericht op de persoon. Hieronder valt ook het verspreiden van kleinerende of bedreigende foto’s of mailtjes. 

Seksuele intimidatie 

Is er sprake van seksuele intimidatie? Dan gaat het ongewenst verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag zoals bijvoorbeeld:  

• Ongewenste seksueel getinte berichten sturen. 
• Iemand ongewenste intieme vragen stellen over het privéleven van iemand. 
• Ongewenste seksueel getinte gebaren maken. 
• Een werknemer die dit niet wil, proberen te kussen. 
• Stalken. 
• Ongewenste fysieke aanrakingen. 

Agressie 

Agressie is zowel fysiek als verbaal geweld. Hierbij gaat het om onder andere situaties waarin men iemand uitscheldt, iemand kwetst, iemand bedreigt of iemand slaat. 

Discriminatie 

Bij discriminatie gaat het om onder andere het uitsluiten van iemand. Een voorbeeld hiervan is dat iedereen van de afdeling uitgenodigd is voor een evenement, behalve één collega. Iemand negeren en isoleren valt ook onder discriminatie. Daarnaast vallen kleinerende of beledigende gebaren voor personen en groepen onder discriminatie. 

Werk gerelateerd grensoverschrijdend gedrag 

Er zijn meer werk gerelateerde vormen van grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer. Denk daarbij aan iemand die: 

• De eer opstrijkt van het werk van een collega. 
• Roddelt en kwaadspreekt over een medewerker. 
• Het werk van iemand saboteert. 
• Een ander opzettelijk laat falen. 
• Bewust niet luistert naar de visie van een bepaalde medewerker. 

Bij grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer kan het niet alleen over collega’s en leidinggevenden gaan, maar ook over opdrachtgevers, samenwerkingspartners, crew, klanten, patiënten, cliënten, bezoekers of omstanders. 

Is grensoverschrijdend gedrag strafbaar? 

Als iemand het onvrijwillig ondergaat, is er sprake van grensoverschrijdend gedrag. Alleen is het soms zo dat het bij iemand naderhand pas doordringt dat het ongewenst was. Als het slachtoffer het niet zegt en de dader ontkent het, is het wettelijk gezien niet strafbaar. Het is een schemergebied waarbij bewijs van drie factoren van belang zijn: wederzijdse instemming, machtsverschillen en vrijwilligheid. Bij bewijs kan het gaan om bijvoorbeeld beeldmateriaal of een getuige. 

Daarnaast is op dit moment onder andere seksuele intimidatie voor de wet niet altijd strafbaar maar seksueel geweld wel. Seksuele intimidatie is een ruimer begrip. Seksueel geweld is volgens de wet: wanneer er tegen de wil van een persoon fysieke seksuele handelingen worden verricht. Hier valt aanranding en verkrachting onder. Naast seksuele intimidatie kan het ook om andere vormen gaan, zoals kwaadspreken en roddelen. Het kan daarbij gaan om smaad of laster en dit kan strafbaar zijn. 

Welke verantwoordelijkheid heb je als werkgever? Grensoverschrijdend gedrag valt onder psychosociale arbeidsbelasting. Op grond daarvan ben je als werkgever verplicht om een beleid te voeren, gericht op het voorkomen of beperken van deze arbeidsbelasting. Het beleid is gericht op een prettige en veilige werkomgeving. Dit valt onder goed werkgeverschap. Verzuim hierin kan dus strafrechtelijke gevolgen voor de organisatie hebben. Zo is het mogelijk dat je dan een boete krijgt die kan oplopen tot 90.000 euro (2022). Zonder PSA-beleid ben je namelijk in overtreding volgens artikel 34 van de Arbeidsomstandighedenwet.  

Gevolgen van grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer 

Pesten, discriminatie, seksuele intimidatie, agressie? Het kan ernstige gevolgen hebben voor het slachtoffer. Zo kan diegene last krijgen van allerlei gezondheidsproblemen. Denk daarbij aan hoofdpijn, depressie, slapeloosheid, angststoornissen en zelfmoordgedachten. Het kan daarnaast ten koste gaan van de concentratie, de motivatie is weg en in het uiterste geval wil iemand zelfs ontslag nemen. 

Dit heeft consequenties voor de werkgever. Denk aan meer verzuim, kosten vanwege concentratiefouten of een minder productieve medewerker. Tevens heeft het effect op de collega’s binnen de organisatie. Niks aan de situatie doen, zorgt voor minder gevoel van veiligheid op de werkvloer.  

PSA-beleid opstellen 

Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) speelt in 27% (onderzoek TNO Arbobalans 2020) van het totale aantal verzuimdagen een rol in het laatste verzuim. Pesten en intimidatie door een leidinggevende en collega’s nemen daarin een grote plek in. Als werkgever beperk je het risico op grensoverschrijdend gedrag met een goed PSA-beleid. 

Op basis van de zogenaamde Risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E)1 ontwikkel je het PSA-beleid. Hierin leg je gezondheids- en veiligheidsrisico’s vast van de werkzaamheden in je bedrijf. Belangrijk daarbij is een goed protocol voor ongewenste omgangsvormen. Het succes van het PSA-beleid valt of staat met de ondersteuning en de uitvoering daarvan. Het is van belang dat je: 

• Op regelmatige basis met je medewerkers een gesprek voert. 
• Zelf het goede voorbeeld geef. 
• Zorgt voor een goede handhaving. 
• Goed informeert. 

Daarnaast is er een handreiking PSA uit 2015 met aanwijzingen die bruikbaar zijn voor het opstellen van PSA-beleid. Alleen is deze handreiking gedateerd. Binnenkort wordt er een nieuwe handreiking verwacht. Bij Everybody Groep houden wij jou hiervan graag op de hoogte in onze nieuwsbrief.  

Een PSA-beleid kan uit de volgende onderdelen bestaan: 

• Vertrouwenspersoon. 
• Protocol voor ongewenste omgangsvormen. 
• Klachtencommissie. 
• Klachtenprocedure. 
• Registratie van incidenten. 
• Jaarlijkse evaluatie en eventuele aanpassing van het beleid. 

Vertrouwenspersoon 

Een vertrouwenspersoon is niet verplicht. Wel is goed werkgeverschap verplicht en een vertrouwenspersoon kan daar onderdeel van uitmaken. Bij een vertrouwenspersoon kan een werknemer terecht als diegene met een situatie zit, die hij, zij of hen, niet kan of wil bespreken met een leidinggevende. Wil je een vertrouwenspersoon aanstellen? Dan kun je onder andere rekening houden met de volgende 5 punten: 

1. In kleine bedrijven en in het mkb is een externe vertrouwenspersoon vaak meer geschikt. Hier is de kans namelijk groter dat er geen sprake is van belangenverstrengeling. Daarnaast kan het zijn dat de vertrouwenspersoon de persoon is waar de werknemer een probleem mee heeft. Bij grote bedrijven is het mogelijk dat 2 of 3 personen vertrouwenspersoon zijn. Dan is er wat meer te kiezen voor een medewerker en is de kans op belangenverstrengeling kleiner. Een medewerker is trouwens niet verplicht, om gebruik te maken van de diensten van een vertrouwenspersoon.  
2. Een vertrouwenspersoon moet voor een goede opvang achter de melder staan. Dit betekent dat een vertrouwenspersoon een andere rol heeft dan bijvoorbeeld een bedrijfsarts. Een bedrijfsarts moet onafhankelijk advies geven en acties uitzetten. Dit is de reden dat de beroepsvereniging voor bedrijfsartsen (NVAB) het standpunt inneemt dat je een bedrijfsarts niet als vertrouwenspersoon kunt aanstellen voor bedrijven waar diegene de ziekteverzuimbegeleiding uitvoert. Ook in de volgende functies is er geen sprake van een onafhankelijke positie: lid van de ondernemingsraad, HR-adviseur, leidinggevende en directeur.
3. Er is geen verplichte opleiding, maar als iemand een gericht diploma van het LVV of het CAOP heeft, geeft wel aan dat iemand de juiste kennis heeft om vertrouwenspersoon te zijn. Daarnaast gaat het om de juiste vaardigheden. Het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon zich onder andere goed inleeft, een fijne gesprekspartner is en integer omgaat met wat iemand zegt.
4. Heb je een ondernemingsraad? Betrek hen dan bij de keuze, als er een interne vacature voor de functie van vertrouwenspersoon loopt.
5. Communiceer helder en duidelijk wie de vertrouwenspersoon is. Doe dit via meerdere kanalen, op verschillende manieren, met als doel dat een medewerker deze informatie niet kan missen. De drempel is namelijk voor slachtoffers erg hoog. Voorbeelden zijn:

• Posters. 
• Pr-filmpje. 
• Naam en mailadres op het intranet. 
• Voorstellen van de vertrouwenspersoon in de nieuwsbrief. 
• Informatie per brief voor bijvoorbeeld alle (nieuwe) medewerkers. 

Tip: voor een externe vertrouwenspersoon kun je ook contact opnemen met Bertil Kuipers van Everybody Groep. Hij is gecertificeerd vertrouwenspersoon bij Everybody Groep en werkt voor diverse werkgevers als vertrouwenspersoon. 

Gedragsprotocol 

Een gedragsprotocol kan onderdeel zijn van het arbobeleid, maar is niet verplicht. In een protocol staat voorgeschreven hoe te handelen in bepaalde situaties. In een gedragsprotocol wordt de gedragscode uitgewerkt. Als in de cao van jouw organisatie een gedragscode staat, geldt deze gedragscode voor jouw organisatie. In een gedragsprotocol staat omschreven: 

• Wat in de organisatie onder ongewenst gedrag valt. Dit is breder dan dat het puur over grensoverschrijdend gedrag van werknemers gaat. Hieronder vallen onder andere regels over te laat komen. 
• Hoe een medewerker ongewenst gedrag kan melden. 
• Welke stappen je als werkgever neemt na een melding van ongewenst gedrag. 
• Wat de gevolgen zijn voor werknemers die ongewenst gedrag laten zien. 

Het advies is om bij het opstellen van het gedragsprotocol medewerkers en de ondernemingsraad te betrekken. Een gedragsprotocol mag niet in strijd zijn met de Nederlandse wetgeving. De gedragscode moet passen bij de activiteiten van de organisatie. Bij het opstellen moet je de dus goed bedenken wat van toepassing is in jouw bedrijf. 

Als er een gedragscode is, is daarbij een goede bekendmaking van de gedragscode van belang. Denk daarbij aan bijvoorbeeld een training. Nog beter is dat je (ook) werknemers dit laat ondertekenen. Dit maakt de regels namelijk rechtsgeldig. Wanneer een werknemer zich dan niet goed gedraagt, kun je de regels uit de gedragscode erbij nemen en passende maatregelen toepassen zoals in de gedragscode aangegeven. 

Hoe een medewerker ongewenst gedrag kan melden 

Als werkgever is het van belang dat je medewerkers goed informeert over hoe je grensoverschrijdend gedrag kunt melden. Melden is vaak een hele hoge drempel. Zo maakt slechts 37 procent van de slachtoffers van seksuele intimidatie daar een melding van, blijkt uit onderzoeken van het College van de Rechten van de Mensen. Waar kunnen medewerkers onder andere terecht? Zie hier het overzicht: 

• Vertrouwenspersoon (indien van toepassing). 
• College van de rechten van de mens. Zij geven advies en denken mee over wat de medewerker kan doen. 
• Huisarts. 
• Psycholoog. 
• Centrum seksueel geweld: telefonisch of via de chat. 
• Slachtofferhulp. 
• Een antidiscriminatiebureau, voor het melden van discriminatie. 
• Het Juridisch Loket, voor gratis juridisch advies. 

Het is voor een medewerker ook mogelijk om een klacht in te dienen bij een leidinggevende, vakbond of bij de Nederlandse Arbeidsinspectie. 

Klachtencommissie 

Een klachtencommissie is niet verplicht. Met name grote bedrijven hebben vaak een klachtencommissie. Soms is de situatie zo ernstig dat er een officiële klacht is ingediend bij de klachtencommissie. Een klachtencommissie kan bestaan uit bijvoorbeeld een jurist een bedrijfsmaatschappelijke werker en een bedrijfsarts. Een klachtencommissie beoordeelt of de klacht gegrond is. Op basis daarvan kun je dan als werkgever beslissen wat je met de klacht doet. 

Klachtenprocedure 

In een klachtenprocedure staat hoe de organisatie met een klacht omgaat en hoe zij dit verwerken. Afhankelijk van de branche is een klachtenprocedure verplicht. Onder andere voor zorgverleners is het verplicht. 

Registratie van incidenten  

Naast melden is registreren heel belangrijk bij psychosociale arbeidsbelasting. Wil je als werkgever zorgen voor een goede registratie? Dan is het belangrijk dat je het makkelijk maakt voor medewerkers om incidenten te melden met een eenvoudig meldformulier op papier of digitaal.  

Het hang van het incident af wat je registreert. Bij minder ingrijpende incidenten met weinig kans op herhaling is een beknopte registratie genoeg. Desgewenst kun je gebruik maken van een zogeheten ernst-frequentiematrix om te bepalen hoe uitgebreid een incident weergegeven moet worden. 

Jaarlijkse evaluatie en eventuele aanpassing van het beleid 

Alleen registreren is natuurlijk niet genoeg. Door evaluatie en bijsturen kun je het beleid optimaliseren. Op die manier verklein je (steeds meer) het risico op psychosociale arbeidsbelasting. 

Acties werkgever bij ongewenst gedrag 

Er zijn diverse stappen die je als werknemer kunt nemen. Een officiële waarschuwing, schorsing of zelfs ontslag van een medewerker kan daar onderdeel van uitmaken. Het is dus belangrijk dat je helder krijgt wat er nu precies aan de hand is. Er moet een goed onderzoek komen en dit moet eerst afgerond zijn, voordat je iemand bijvoorbeeld kunt ontslaan. Stappen die je kunt nemen bij een melding van ongewenst gedrag: 

• Luister naar de medewerker die melding maakt van ongewenst gedrag. Biedt een luisterend oor en toon medeleven.  
• Bespreek, eventueel met de vertrouwenspersoon, met de medewerker wat de vervolgstappen zijn.  
• Bespreek met de mogelijk schuldige medewerker waarover een melding is binnengekomen, dat er een melding is. Vertel diegene wat de gevolgen zijn. Ook hierbij kan een vertrouwenspersoon helpen. 
• Als er een klachtencommissie is, kan eventueel de melder daar een klacht indienen. Die beoordeelt dan of de klacht gegrond is. Op basis hiervan kun je als werkgever beslissen wat je verder gaat doen. 
• Komen de partijen er onderling niet uit of gaat het gedrag door? Dan kun je voor advies als werkgever terecht bij bijvoorbeeld het College voor de Rechten van de Mens.   

Voorbeeldfunctie 

Kwetsende grappen en opmerkingen over huidskleur, seksuele voorkeur, herkomst, geslacht en leeftijd komen veel voor op het werk. Het komt voor dat bij grensoverschrijdend gedrag een leidinggevende of directeur meelacht. Men onderschat soms het probleem. Het is belangrijk dat je een medewerker aanspreekt als diegene ongewenst gedrag laat zien. Geef aan dat je dit gedrag niet vindt kunnen. Soms heeft iemand het niet door als diegene ongewenst gedrag vertoont. Vaak zorgt alleen een opmerking er dan al voor dat dit gedrag stopt. 

Let op de signalen van medewerkers. Het kan zijn dat iemand ineens teruggetrokken is of zich anders gedraagt dan normaal. Bespreek dit met de medewerker en biedt ruimte voor een gesprek, waarin diegene zich hierover kan uiten. Maak er een standaard onderwerp van bij terugkerende gesprekken, zoals bij een functioneringsgesprek. 

Denk niet te snel ‘bij ons komt dat niet voor’. Op de werkvloer hebben in de afgelopen 10 jaar circa 16% van de Nederlanders te maken gehad met seksuele intimidatie, blijkt uit onderzoek van het College voor de Rechten van de Mens. Seksuele intimidatie komt meer voor in bepaalde functies. Denk aan onder andere: vrouwelijke en mannelijke politieagenten, verkopers, vrouwelijke assistenten, verzorgers, verpleegkundigen, treinconducteurs en buschauffeurs. Verder lopen jonge alleenstaande vrouwen met een tijdelijk contract meer risico om te maken te krijgen met seksuele intimidatie. Hoewel vaker vrouwen slachtoffer zijn van seksuele intimidatie op het werk, zijn er ook mannen slachtoffer.  

Tip: begin bij de voordeur. Mensen met een migratie achtergrond krijgen minder snel een uitnodiging na een sollicitatie. Ook transgender en non-binaire mensen vinden moeilijker werk. Onbekend maakt onbemind. Natuurlijk is de juiste kwalificatie voor de functie belangrijk, maar het is ook goed dat je -vaak onbewuste – discriminatie voorkomt. 

Kom je er niet uit? 

Het opstellen van een goed PSA-beleid is niet altijd makkelijk. Hulp nodig bij het opstellen van bijvoorbeeld het gedragsprotocol of op zoek naar een bedrijfsarts of gecertificeerde vertrouwenspersoon? Neem gerust daarvoor contact op met Everybody Groep. Wij zijn graag jouw partner op het gebied van werk en gezondheid, met diverse experts die jou graag helpen!