Bij een WIA-aanvraag doet de werknemer formeel de aanvraag bij UWV, maar als werkgever heb je wel een cruciale rol. Jij moet zorgen dat het re-integratiedossier klopt, dat het re-integratieverslag compleet is en dat belangrijke termijnen niet worden gemist. Gaat het hier mis, dan kan dat leiden tot vertraging, extra loondoorbetaling of een loonsanctie. Wil je snel duidelijkheid? Hieronder lees je wie wat doet, welke stukken nodig zijn en waar werkgevers het vaak fout zien gaan.
Wie regelt wat bij de aanvraag?
De veelgestelde vraag is simpel: wie doet de WIA-aanvraag, werkgever of werknemer? Het korte antwoord is: de werknemer vraagt WIA aan. De werkgever dient de WIA-uitkering dus niet namens de werknemer aan. Toch kun je als werkgever niet afwachten. Je bent verantwoordelijk voor een volledig Poortwachter-dossier, voor de juiste re-integratiestappen en voor het aanleveren van de stukken die UWV nodig heeft om het dossier te beoordelen. De werknemer regelt de formele aanvraag, de bedrijfsarts of arbodienst begeleidt het medische deel.
| Onderdeel | Wie is verantwoordelijk? |
|---|---|
| Formele WIA-aanvraag bij UWV | De werknemer |
| Re-integratieverslag en werkgeversdossier | De werkgever, vaak samen met casemanager en arbodienst |
| Medische informatie voor UWV | De werknemer en de bedrijfsarts |
| Bewaken van Poortwachter-stappen | Werkgever en werknemer, ieder vanuit de eigen rol |
| Controle op deadlines en compleetheid | Beiden, met regie aan werkgeverskant op het dossier |
Wanneer vraag je WIA aan en kan dat ook eerder of later?
De normale termijn
In de praktijk ontvangt de werknemer meestal rond de 88e ziekteweek bericht van UWV. Daarin staat binnen welke termijn de aanvraag moet worden ingediend, vaak rond week 93. Wacht daar niet mee tot het laatste moment. Controleer ruim vooraf of de eerste ziektedag juist is vastgelegd, of de evaluaties compleet zijn en of het re-integratieverslag klaarstaat. Een te late aanvraag kan gevolgen hebben voor de ingangsdatum van de uitkering en voor jouw loondoorbetalingsverplichting als werkgever.
Vervroegd aanvragen of uitstellen
Een vervroegde WIA-aanvraag of vervroegde IVA-aanvraag kan soms mogelijk zijn als al duidelijk is dat werkhervatting niet meer reëel is. Uitstel van de aanvraag kan juist passen als extra re-integratietijd waarschijnlijk leidt tot volledig herstel en terugkeer in werk. Dit zijn uitzonderingen. Stem zulke keuzes altijd zorgvuldig af met de bedrijfsarts, casemanager en zo nodig een arbeidsdeskundige, zodat je geen verkeerde procedure start.
Wat moet de werkgever aanleveren bij een WIA-aanvraag?
Voor werkgevers draait dit vooral om het re-integratieverslag, ook wel RIV genoemd. UWV gebruikt dit dossier om te beoordelen of werkgever en werknemer in de eerste 104 ziekteweken voldoende hebben gedaan aan re-integratie. Een incompleet of inconsistent dossier kan problemen opleveren, ook als er in de praktijk wel veel is gebeurd.
- Probleemanalyse van de bedrijfsarts
- Plan van aanpak en bijstellingen
- Eerstejaarsevaluatie
- Actueel oordeel van de bedrijfsarts
- Eindevaluatie
- Aanvullende stukken, zoals arbeidsdeskundig rapport of spoor 2-documenten, als die van toepassing zijn
Controleer niet alleen of alle documenten aanwezig zijn, maar ook of het verhaal logisch klopt. Sluiten de adviezen van de bedrijfsarts aan op het plan van aanpak? Zijn interventies, werkhervattingspogingen en evaluaties terug te zien in het dossier? Is duidelijk waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt? Juist deze samenhang maakt het verschil tussen een overtuigend dossier en een dossier waar UWV vraagtekens bij zet. Is terugkeer naar (aangepast) eigen werk haalbaar, richt dan tijdig re-integratie in spoor 1 in voor een stevige dossieropbouw richting UWV.
Medische informatie en privacy
Als werkgever lever je geen medische diagnoses of behandelgegevens aan. Dat past niet binnen de AVG en ook niet binnen de regels rond medische privacy. Het medische deel loopt via de werknemer en de bedrijfsarts of arbodienst. In het werkgeversdossier horen vooral functionele beperkingen, werkafspraken, interventies, passend werk, evaluaties en de stappen die zijn gezet om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Zo laat je zien wat er is gedaan, zonder medische grenzen te overschrijden.
Wat gebeurt er na de aanvraag, en wat als iets te laat of onvolledig is?
Na ontvangst beoordeelt UWV eerst of de aanvraag compleet is. Daarna volgen meestal een medische beoordeling door de verzekeringsarts en een arbeidskundige beoordeling. Op basis daarvan beslist UWV of de werknemer recht heeft op WIA en of dat uitkomt op WGA of IVA. Tegelijk kijkt UWV naar de re-integratie-inspanningen van werkgever en werknemer in het kader van het stappenplan Wet verbetering Poortwachter.
Is de aanvraag te laat door de werknemer, dan kan de uitkering later ingaan. In sommige situaties moet de werkgever daardoor langer loon doorbetalen. Is vooral het werkgeversdossier onvolledig of vindt UWV dat er te weinig aan re-integratie is gedaan, dan kan een loonsanctie van UWV volgen. Dat betekent meestal maximaal 52 weken extra loondoorbetaling en een langere periode waarin ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid niet aan de orde is.
Ook vertraging bij UWV zelf kan grote impact hebben. Dan blijft er onzekerheid bestaan over inkomen, uitkeringshoogte en de vervolgstappen in het dienstverband. Voor de werknemer kan een voorschot aan de orde zijn. Voor de werkgever is het in zo’n fase belangrijk om niet te snel aannames te doen over beëindiging van het dienstverband, passend werk of het financiële vervolg. Juist bij twijfel voorkomt tijdig juridisch arbeidsadvies veel herstelwerk achteraf.
Hulp nodig bij vastgelopen re-integratiedossiers?
Loopt een WIA-aanvraag vast, dreigt een loonsanctie of is er discussie over het re-integratieverslag? Everybody Works helpt werkgevers en werknemers met praktische dossiercontrole, casemanagement, arbeidsdeskundig advies en begeleiding bij complexe verzuim- en re-integratiedossiers. Zeker als ziekte, conflict, re-integratie in spoor 2 en uitdiensttreding door elkaar gaan lopen, is een integrale en mensgerichte aanpak vaak de snelste route naar rust en beweging.
Vanuit Badhoevedorp ondersteunt Everybody Works organisaties landelijk. Je krijgt geen vaag algemeen verhaal, maar duidelijke vervolgstappen die passen bij jouw dossier en de fase waarin je zit.
Veelgestelde vragen over de WIA-aanvraag
Wie vraagt de WIA aan: werkgever of werknemer?
De werknemer vraagt de WIA-uitkering aan bij UWV. De werkgever ondersteunt met het re-integratiedossier en het re-integratieverslag, maar dient de uitkeringsaanvraag zelf niet namens de werknemer in.
Hoe kan een werkgever een WIA-aanvraag indienen?
Formeel niet. Wat een werkgever wel doet, is de benodigde werkgeversstukken op tijd aanleveren via de route die voor het dossier geldt. Denk aan het RIV, evaluaties en aanvullende re-integratiedocumenten.
Wat moet de werkgever aanleveren bij een WIA-aanvraag?
In ieder geval de kernstukken uit het re-integratieverslag, zoals de probleemanalyse, het plan van aanpak, evaluaties, het actueel oordeel en de eindevaluatie. Bij complexe dossiers horen daar vaak ook arbeidsdeskundige en spoor 2-stukken bij.
Kan een werkgever een IVA aanvragen?
Nee. De werknemer vraagt WIA aan. UWV beoordeelt daarna of sprake is van WGA of IVA. Een werkgever kan dus niet zelfstandig een IVA-uitkering aanvragen, maar kan wel meedenken over een vervroegde route als de situatie daar medisch en procedureel aanleiding toe geeft.
Kan een WIA-aanvraag eerder worden gedaan?
Ja, in uitzonderlijke situaties kan een vervroegde WIA-aanvraag passend zijn. Dat speelt vooral als duidelijk is dat herstel of werkhervatting niet meer te verwachten is. Dit moet goed worden afgestemd met de bedrijfsarts en de dossierbegeleiding.
Wat gebeurt er met de WIA-aanvraag na een loonsanctie?
Bij een loonsanctie vindt de WIA-beoordeling meestal niet direct definitief plaats zoals je had gehoopt. Eerst moet de werkgever de tekortkomingen in de re-integratie herstellen tijdens de verlengde loondoorbetalingsperiode. Pas daarna komt de verdere beoordeling weer in beeld.
Kan een werkgever een herbeoordeling van WIA aanvragen?
Dat kan in bepaalde situaties, bijvoorbeeld als de werkgever een rechtstreeks belang heeft bij de uitkomst en er aanwijzingen zijn dat de belastbaarheid of verdiencapaciteit is veranderd. Laat dit vooraf juridisch en arbeidsdeskundig toetsen.
Hoe werkt WIA aanvragen zonder werkgever?
Als er geen werkgever meer is, vraagt de werknemer de WIA zelf aan bij UWV. De oude werkgever is dan geen formele aanvrager. Wel kunnen eerdere ziekte- en re-integratiegegevens nog relevant zijn voor de beoordeling van het dossier.