Wil je snel weten welke stappen je als werkgever moet zetten bij langdurig verzuim? Met dit wet poortwachter stappenplan zie je per fase wat er moet gebeuren, wanneer dat moet gebeuren en waar de grootste risico’s zitten. Je krijgt hier geen vage samenvatting, maar een praktisch schema van de Wet verbetering poortwachter: van de eerste ziekmelding tot de WIA-aanvraag en de beoordeling door het UWV.
Zo voorkom je dat belangrijke termijnen worden gemist, het plan van aanpak te laat wordt opgesteld of het dossier onvolledig blijkt. Zeker voor werkgevers is dat belangrijk, want juist in de uitvoering ontstaan vaak problemen. Denk aan te weinig evaluaties, een te laat ingezet tweede spoor of onvoldoende onderbouwing van de re-integratie-inspanningen. Daarbij geldt altijd dat medische gegevens niet met de werkgever mogen worden gedeeld. De bedrijfsarts of arbodienst vertaalt medische informatie alleen naar belastbaarheid, mogelijkheden en beperkingen voor werk.
Tijdlijn Wet verbetering poortwachter in één overzicht
Het stappenplan van de Wet poortwachter loopt in de basis over 104 weken ziekte. In die periode moeten werkgever en werknemer samen aantoonbaar werken aan terugkeer naar werk. Het uitgangspunt is eerst re-integratie binnen de eigen functie of organisatie, en als dat niet haalbaar blijkt, mogelijk in ander passend werk.
- Dag 1 – ziekmelding en start verzuimdossier
- Week 1 – melding aan arbodienst of bedrijfsarts
- Week 6 – probleemanalyse
- Week 8 – plan van aanpak
- Elke 6 weken – evaluatie en bijstelling
- Week 42 – ziekmelding bij UWV
- Week 52 – eerstejaarsevaluatie
- Rond jaar 2 – beoordeling of spoor 2 nodig is of al loopt
- Week 87-88 – brief van UWV over WIA-aanvraag
- Week 91 – eindevaluatie
- Week 93 – WIA-aanvraag indienen
- Week 104 – einde wachttijd en UWV-beslissing
Zoek je dus op poortwachter stappen, schema Wet poortwachter of stappenplan Wvp, dan is dit de kern van de tijdlijn waar je op moet sturen.
Dag 1 en week 1 – ziekmelding en eerste acties
Het poortwachter stappenplan begint op de eerste ziektedag. De werknemer meldt zich ziek volgens het verzuimprotocol van de organisatie. Voor jou als werkgever is dit het formele startmoment van het dossier en van alle termijnen binnen de Wet van Poortwachter stappen.
In de eerste week meld je het verzuim bij de arbodienst of bedrijfsarts, afhankelijk van hoe jouw verzuimbegeleiding is ingericht. Leg direct de basis goed vast: de eerste ziektedag, contactmomenten, afgesproken vervolgstappen en wie casemanager is. Die regie is belangrijk, omdat je later moet kunnen aantonen dat je tijdig en serieus hebt gehandeld. Zo nodig kun je direct een bedrijfsarts inschakelen om de eerste weken goed te begeleiden.
Wat je niet mag doen, is medische informatie opvragen of registreren. Je mag wel vastleggen wat nodig is voor de begeleiding van het verzuim, zoals de verwachte duur van het verzuim, de bereikbaarheid van de werknemer en of er lopende werkzaamheden moeten worden overgedragen. Heb je direct praktische vragen over meldingen en eerste acties? Vraag dan ondersteuning bij een zieke medewerker.
Week 6 – probleemanalyse door de bedrijfsarts
Uiterlijk in week 6 stelt de bedrijfsarts of arbodienst een probleemanalyse op. Dit is een verplichte stap in het wet poortwachter stappenplan werkgever. In de probleemanalyse staat niet wat de medische diagnose is, maar wel wat de beperkingen en mogelijkheden voor werk zijn, wat de verwachting is richting herstel en welke route voor re-integratie passend lijkt. Goede arbodienstverlening bij verzuim helpt hierbij door casemanagement, een tijdige probleemanalyse en een concreet plan van aanpak te borgen.
Voor werkgevers is dit document belangrijk, omdat het de basis vormt voor het plan van aanpak. Zonder goede probleemanalyse wordt het lastig om de juiste re-integratiestappen te kiezen. Is er al vroeg duidelijk dat terugkeer in eigen werk niet haalbaar is, dan kan dat ook gevolgen hebben voor de inzet van ander passend werk of een tweede spoortraject.
Week 8 – plan van aanpak opstellen
Uiterlijk twee weken na de probleemanalyse stel je samen met de werknemer het plan van aanpak op. Dit hoort dus rond week 8 klaar te zijn. Wie zoekt op wanneer plan van aanpak Wet poortwachter, zit hier op het juiste moment in de tijdlijn.
In het plan van aanpak leg je vast:
- wat het re-integratiedoel is
- welke werkzaamheden passend zijn
- welke acties werkgever en werknemer ondernemen
- wie waarvoor verantwoordelijk is
- wanneer evaluatiemomenten plaatsvinden
Een goed plan van aanpak is concreet. Niet alleen “we houden contact”, maar bijvoorbeeld dat er over twee weken een werkhervattingsgesprek plaatsvindt, dat tijdelijk aangepast werk wordt onderzocht of dat een werkplekonderzoek wordt ingezet. Het document moet meebewegen met de praktijk. Veranderen de belastbaarheid of de mogelijkheden? Dan pas je het plan aan.
Doorlopende verplichtingen – evalueren, bijstellen en dossier opbouwen
Een van de meest onderschatte onderdelen binnen het stappenplan Wet verbetering poortwachter is niet een losse week, maar alles wat tussendoor moet gebeuren. Na het plan van aanpak ben je er namelijk niet. Werkgever en werknemer moeten de voortgang minimaal eens per zes weken evalueren en waar nodig bijstellen.
Daarbij kijk je onder meer naar de volgende vragen:
- sluit het plan van aanpak nog aan op de actuele belastbaarheid?
- worden afgesproken acties echt uitgevoerd?
- is terugkeer in eigen werk nog realistisch?
- is aangepast werk beschikbaar of moet breder worden gekeken?
- is aanvullend advies nodig van bedrijfsarts of arbeidsdeskundige?
Juist hier ontstaan veel dossiers met risico. Bijvoorbeeld als contactmomenten niet zijn vastgelegd, als evaluaties uitblijven of als al maanden duidelijk is dat terugkeer niet haalbaar is maar vervolgstappen uitblijven. Het UWV kijkt niet alleen naar het eindresultaat, maar vooral naar de aantoonbare inspanningen onderweg.
Een sterk dossier bevat daarom een logische lijn: probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties, bijstellingen, interventies en onderbouwing van keuzes. Heb je twijfel of jouw verzuimdossier volledig is, dan kan een dossiercontrole helpen om te beoordelen of het dossier poortwachter-proof is. Denk ook aan online preventie van verzuim om duurzame re-integratie te ondersteunen en terugval na werkhervatting te voorkomen.
Week 42 – ziekmelding bij UWV
Is de werknemer in week 42 nog ziek, dan moet je dit melden bij het UWV. Deze 42e-weekmelding is een formele verplichting binnen het UWV poortwachter stappenplan. De melding is vooral administratief, maar het niet tijdig doen kan problemen opleveren.
Deze stap verandert op zichzelf nog niets aan de re-integratieverplichtingen. Die lopen gewoon door. Wel is dit een logisch moment om te controleren of het dossier op orde is en of de koers van het traject nog passend is.
Week 52 – eerstejaarsevaluatie
Na één jaar ziekte volgt de eerstejaarsevaluatie. Dit is een belangrijk kantelpunt in het schema Wet poortwachter, omdat je niet alleen terugkijkt op het eerste jaar, maar vooral beoordeelt wat in het tweede jaar nodig is. Je evalueert samen met de werknemer of het plan van aanpak nog klopt, welke resultaten zijn bereikt en of de re-integratieroute moet worden aangepast.
In deze fase wordt vaak duidelijker of terugkeer in de eigen functie nog realistisch is. Soms is aangepast werk binnen de eigen organisatie mogelijk. Soms blijkt dat structurele terugkeer intern niet haalbaar is. Dan moet je tijdig onderzoeken of een tweede spoortraject nodig is. Het tweede spoor richt zich op werkhervatting bij een andere werkgever.
De eerstejaarsevaluatie is dus meer dan een formulier. Het is een beslismoment waarin je moet laten zien dat je actief stuurt op een realistische en onderbouwde vervolgaanpak. Een arbeidsdeskundig onderzoek kan hierbij helpen, bijvoorbeeld om te beoordelen welke functies nog passend zijn en of er binnen de eigen organisatie nog concrete mogelijkheden bestaan.
Tweede spoor – wanneer zet je het in?
Bij veel vragen over wet poortwachter stappen gaat het uiteindelijk om spoor 2. De kern is eenvoudig: als terugkeer in eigen werk of ander passend werk binnen de eigen organisatie niet meer in zicht is, mag je niet te lang blijven wachten. Dan moet je een tweede spoortraject inzetten.
Dat hoeft niet altijd pas na precies één jaar. Het juiste moment hangt af van de belastbaarheid, de herstelverwachting en de feitelijke mogelijkheden binnen de organisatie. Wel wordt in de praktijk vaak rond of na de eerstejaarsevaluatie duidelijk of spoor 2 noodzakelijk is.
Belangrijk is dat je deze keuze goed onderbouwt. Alleen zeggen dat er intern niets mogelijk is, is niet genoeg. Het dossier moet laten zien welke opties zijn onderzocht, welke adviezen zijn ingewonnen en waarom een bepaalde route passend is. Wacht je te lang met spoor 2 terwijl eerder al duidelijk was dat intern geen structurele oplossing mogelijk was, dan vergroot je het risico op een loonsanctie.
Week 87 tot 88 – brief van UWV over de WIA-aanvraag
Rond week 87 of 88 ontvangt de werknemer een brief van het UWV over de WIA-aanvraag. Daarin staat wanneer de aanvraag uiterlijk binnen moet zijn. Dit is voor werkgever en werknemer het signaal om het re-integratieverslag compleet te maken en te controleren of alle verplichte stukken aanwezig zijn.
Controleer in deze fase of de evaluaties compleet zijn, of het actueel oordeel van de bedrijfsarts tijdig wordt geregeld en of alle niet-medische documenten in het dossier logisch op elkaar aansluiten. Een rommelig of incompleet dossier kan later leiden tot vragen van het UWV of tot de conclusie dat de re-integratie-inspanningen onvoldoende zijn geweest.
Week 91 – eindevaluatie
In week 91 volgt de eindevaluatie van het plan van aanpak. Werkgever en werknemer leggen hierin vast hoe het traject is verlopen, wat de actuele stand van zaken is en welke re-integratieresultaten zijn bereikt. Deze stap hoort bij het re-integratieverslag dat nodig is voor de WIA-aanvraag.
De eindevaluatie moet aansluiten op de rest van het dossier. Als eerdere stukken wijzen op actief re-integreren, maar de eindevaluatie is vaag of onvolledig, dan valt dat op. Zorg daarom dat deze evaluatie concreet beschrijft welke stappen zijn gezet, wat de uitkomst daarvan was en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.
Week 93 – WIA-aanvraag en re-integratieverslag
Uiterlijk in week 93 moet de werknemer de WIA-aanvraag indienen. Daarbij hoort het re-integratieverslag. De werknemer is de aanvrager, maar jij levert als werkgever een belangrijk deel van de niet-medische documentatie aan.
Het re-integratieverslag bestaat in de praktijk uit de kernstukken van het poortwachterproces, zoals:
- de probleemanalyse
- het plan van aanpak
- bijstellingen en evaluaties
- de eerstejaarsevaluatie
- de eindevaluatie
- het actueel oordeel van de bedrijfsarts
- het werkgeversoordeel en overige verplichte stukken
Ook hier geldt dat medische gegevens niet bij de werkgever thuishoren. De medische informatie blijft bij de bedrijfsarts en het UWV. Jij werkt met functionele informatie over belastbaarheid, re-integratiemogelijkheden en de uitgevoerde inspanningen.
Week 104 – beoordeling door UWV en mogelijke uitkomsten
Na bijna 104 weken ziekte beoordeelt het UWV eerst of werkgever en werknemer voldoende hebben gedaan aan re-integratie. Daarna volgt de beoordeling van de WIA-aanvraag zelf. Dat maakt dit een cruciaal onderdeel van het UWV stappenplan Wet poortwachter.
Mogelijke uitkomsten zijn:
- toekenning van een WIA-uitkering
- geen WIA-uitkering, bijvoorbeeld bij minder dan 35% arbeidsongeschiktheid
- een loonsanctie voor de werkgever bij onvoldoende re-integratie-inspanningen
Een loonsanctie betekent meestal dat je langer loon moet doorbetalen en het re-integratietraject moet voortzetten. Dat risico draait vaak niet om één gemiste stap, maar om het totaalbeeld: te laat handelen, onvoldoende onderzoeken, onvoldoende bijstellen of gebrekkige dossiervorming.
Checklist voor werkgevers bij het poortwachter stappenplan
Zoek je eigenlijk naar een praktische checklist naast de tijdlijn? Gebruik dan deze compacte controlelijst:
- Leg de eerste ziektedag en contactafspraken direct vast.
- Meld het verzuim tijdig bij arbodienst of bedrijfsarts.
- Zorg dat de probleemanalyse uiterlijk in week 6 beschikbaar is.
- Stel uiterlijk in week 8 samen het plan van aanpak op.
- Evalueer minimaal eens per 6 weken en leg elke stap vast.
- Onderzoek tijdig aangepast werk en andere passende mogelijkheden.
- Beoordeel rond de eerstejaarsevaluatie of spoor 2 nodig is.
- Doe de 42e-weekmelding bij het UWV op tijd.
- Maak het dossier compleet voor eindevaluatie en WIA-aanvraag.
- Controleer of alle stukken logisch, volledig en onderbouwd zijn.
Veelgemaakte fouten binnen de Wet poortwachter
Bij de uitvoering van het wet poortwachter stappenplan gaan in de praktijk vaak dezelfde dingen mis. Dit zijn de meest voorkomende fouten:
- te laat starten met het plan van aanpak
- evaluaties niet of te oppervlakkig vastleggen
- te lang blijven hopen op herstel zonder alternatief plan
- spoor 2 te laat inzetten
- onvoldoende onderbouwing van keuzes in het dossier
- rollen en verantwoordelijkheden onduidelijk laten
- medische informatie onjuist verwerken in het werkgeversdossier
Juist daarom is procesbewaking belangrijk. Niet alleen weten welke stappen Wet poortwachter verplicht zijn, maar ook zeker weten dat elke stap op tijd, correct en aantoonbaar wordt uitgevoerd.
Ondersteuning bij dossiercontrole en poortwachter-begeleiding
Heb je te maken met een lopend verzuimdossier en wil je zeker weten dat je koers klopt? Everybody Works ondersteunt werkgevers met advies, dossiercontrole en begeleiding rond verzuim en re-integratie. Bijvoorbeeld als je wilt toetsen of jouw dossier poortwachter-proof is, als je risico op een UWV-loonsanctie wilt verkleinen of als je extra regie wilt op casemanagement en procesbewaking.
Dat kan aanvullend op je eigen interne aanpak of in samenwerking met de betrokken casemanager, preventiemedewerker en/of arbodienst. Wil je weten welke ondersteuning past bij jouw situatie, bekijk dan de mogelijkheden voor HR-advies over verzuim en re-integratie of raadpleeg de prijslijst voor meer informatie.
Veelgestelde vragen over het wet poortwachter stappenplan
Wat zijn de stappen van de Wet Poortwachter?
De belangrijkste stappen zijn de ziekmelding, melding aan de arbodienst of bedrijfsarts, de probleemanalyse in week 6, het plan van aanpak in week 8, periodieke evaluaties, de 42e-weekmelding, de eerstejaarsevaluatie, de eindevaluatie, de WIA-aanvraag en de beoordeling door het UWV rond week 104.
Wat is de tijdlijn van de Wet Poortwachter?
De tijdlijn loopt over 104 weken ziekte. De vaste momenten zijn vooral week 6, 8, 42, 52, 91, 93 en 104. Tussen die momenten door lopen de re-integratie en de dossieropbouw continu door.
Wanneer moet het plan van aanpak klaar zijn?
Het plan van aanpak moet uiterlijk twee weken na de probleemanalyse zijn opgesteld. Omdat de probleemanalyse uiterlijk in week 6 wordt gemaakt, ligt het plan van aanpak meestal uiterlijk in week 8 vast.
Wanneer moet je spoor 2 inzetten?
Spoor 2 moet worden ingezet zodra duidelijk is dat structurele terugkeer binnen de eigen organisatie niet of onvoldoende realistisch is. Dat moment verschilt per situatie. De keuze moet altijd goed onderbouwd zijn in het dossier.
Wat gebeurt er bij week 42 van de Wet verbetering poortwachter?
In week 42 moet de werkgever de werknemer ziek melden bij het UWV als er nog sprake is van arbeidsongeschiktheid. Dit is een verplichte administratieve stap binnen het stappenplan poortwachter werkgever.
Welke documenten horen bij het re-integratieverslag?
Denk aan de probleemanalyse, het plan van aanpak, evaluaties, bijstellingen, de eerstejaarsevaluatie, de eindevaluatie en andere verplichte niet-medische stukken. Het actueel oordeel van de bedrijfsarts hoort daar ook bij, maar medische gegevens blijven buiten het werkgeversdossier.
Kan een werkgever medische gegevens van een werknemer ontvangen?
Nee. Medische gegevens mogen niet met de werkgever worden gedeeld. De bedrijfsarts of arbodienst mag alleen informatie geven over de belastbaarheid, functionele mogelijkheden en de verwachte inzetbaarheid voor werk van een zieke medewerker.
Wat is het risico als het dossier niet op orde is?
Als het UWV vindt dat de re-integratie-inspanningen onvoldoende zijn of niet goed zijn vastgelegd, kan een loonsanctie volgen. Dan moet de werkgever langer loon doorbetalen en het traject voortzetten.
