Een eerste werkdag is voor iedereen altijd even spannend. De nieuwe medewerker leert jouw bedrijf kennen, ontmoet nieuwe collega’s en moet een berg aan informatie en nieuwe indrukken verwerken. En dat allemaal op hetzelfde moment.
Ook voor jouw organisatie is een eerste werkdag van een nieuwe medewerker spannend. Je wilt iemand goed inwerken maar daarnaast wil je ook dat iemand zich op zijn/haar gemak voelt en binding gaat krijgen met je organisatie. Met de juiste onboarding kom je al een heel eind en daarom is het zo belangrijk om hier goed over na te denken. Vandaag geven we je 7 tips over hoe jij een onboarding in kan richten, want het gaat veel verder dan alleen een eenvoudige introductie en het aanwijzen van de nieuwe werkplek.
Tip 1 Communicatie
Voordat een nieuwe medewerker begint is communicatie erg belangrijk. Door de juiste afspraken te maken, je daar aan te houden en te blijven communiceren blijft de nieuwe medewerker op de hoogte, voelt hij zich serieus genomen en welkom geheten.
Daarnaast kan het erg nuttig zijn om vooraf de eerste werkdag een onboardings pakket te sturen. Dit kan zowel via de mail als via de post. In een onboardings pakket zitten bijvoorbeeld leuke flyers, informatieboekjes over het bedrijf, missie, visie en een leuk welkomstcadeautje.
Tip 2 Eerste kennismaking met nieuwe collega’s
Een nieuwe omgeving zorgt ook direct voor nieuwe mensen, in dit geval nieuwe collega’s. Om de nieuwe medewerker een beetje voor te bereiden op met wie hij/zij gaat samenwerken kun je als werkgever een smoelenboek toesturen van het huidige team of je laat elke directe collega een korte voorstel video maken. Dit is vanuit een onboardings perspectief een leuk en uniek idee om nieuwe collega’s zichzelf alvast voor te stellen. Op deze manier zal de nieuwe medewerker tijdens de eerste werkdag al een paar gezichten herkennen.
Tip 3 Werkplek voorbereiden
Zorg als werkgever voor een foutloos facilitair proces. Niets is er zo vervelend dat tijdens de eerste week applicaties niet werken, laptops niet zijn aangevraagd en men niet met de juiste wachtwoorden in de systemen kan. Bedenk van te voren met welke applicaties de nieuwe medewerker moet werken en vraag toegang aan tot deze applicaties. Mocht een medewerker een laptop, telefoon etc. nodig hebben om zijn werk goed uit te kunnen voeren, zorg ervoor dat dit allemaal goed geregeld en aangevraagd is.
Tip 4 De eerste werkdag
Je krijg maar 1 keer de kans voor een eerste indruk. Dit geldt ook voor de eerste indruk die nieuwe medewerkers hebben van jouw organisatie. Natuurlijk hebben ze tijdens het sollicitatieproces al een klein beetje in je keuken mogen kijken maar een eerste werkdag geeft ze een bet
ere indruk van hoe het daadwerkelijk binnen je organisatie gaat. Daarom is het belangrijk om hier extra aandacht aan te besteden door goed te blijven communiceren met je nieuwe medewerker en blijft peilen hoe het gaat. Voor een werkgever is het waardevol dat de medewerker vanaf het eerste moment een goede indruk krijgt van het bedrijf. Dit is de essentie van onboarding. Het is hierbij van belang dat de eerste dag en de eerste week goed gepland wordt en goed wordt voorbereid. Maak een agenda/planning aan voor de nieuwe medewerker zodat hij weet wat hij kan verwachten.
Tip 5 Een buddy
Koppel een buddy aan die de nieuwe medewerker wegwijs maakt binnen het bedrijf. Op deze manier is er altijd iemand waar hij of zij op terug kan vallen wanneer er zaken onduidelijk zijn en heeft de medewerker een vast aanspreekpunt voor de eerste periode.
Tip 6 Zorg voor voldoende werk
Een nieuwe medewerker gaat graag aan de slag, wil laten zien wat hij/zij kan en wat zijn toegevoegde waarde kan zijn voor het bedrijf. Dan is het als bedrijf belangrijk dat er genoeg zinvolle werkzaamheden zijn. Een leidinggevende moet ervoor zorgen dat de nieuwe medewerker op een snelle en soepele manier integreert in het team. Daarom is het van belang dat de nieuwe medewerker weet wat voor taken hij/zij kan doen en dat er duidelijk is wat er de eerste periode van hem/haar wordt verwacht.
Tip 7 Evalueren en trainingen
Bij het onboarden horen ook evaluatiemomenten. Dit zijn de momenten waar je als werkgever van kan leren en hoe je wellicht bij een volgende onboarding dingen anders kunt doen. Plan regelmatig dit soort momenten in, met name in de beginperiode is het erg belangrijk om te peilen hoe het met de nieuwe medewerker gaat en hoe hij/zij het onboardingsproces ervaart. Daarnaast wil je als werkgever dat je werknemers zo snel mogelijk volwaardig meedraaien. Dit kun je doen door de juiste trainingen aan te bieden en ze zoveel mogelijk mee te nemen in het bedrijfsproces.
Het klinkt natuurlijk allemaal heel makkelijk maar ook met een goed ingericht onboardingsproces blijven de eerste dagen voor zowel de werkgever als de nieuwe werknemer spannend. Maar door het proces op de juiste manier in te richten is er wel een snellere connectie wat weer zorgt voor een blije nieuwe medewerker die uiteindelijk maar al te graag bij wil dragen aan het succes van jouw bedrijf.